Restaurants · Autohäuser · Einzelhandel
Mitten im Anrichten klingelt das Telefon.
Tischreservierung, Werkstatttermin, Frage nach der Verfügbarkeit: Standardanfragen kommen zuverlässig dann, wenn niemand die Hände frei hat. Ein KI-Telefonassistent nimmt sie an, während Sie am Herd oder an der Kasse bleiben.
KI-generiert, keine realen Personen oder Kunden.
Der Alltag
Die Stoßzeit ist genau die Zeit, in der angerufen wird.
Zwischen zwölf und zwei stehen die Gäste im Laden, brennt der Pass, ist die Annahme voll. Und genau dann ruft jemand an, der reservieren, einen Termin machen oder wissen will, ob etwas da ist.
- Die Reservierung und die Werkstatt-Anfrage klingeln ins Leere, während vorne bedient wird.
- Wer ein Besetztzeichen hört, ruft nicht später noch einmal an. Er ruft nebenan an.
- Immer dieselben Fragen: Öffnungszeiten, freie Tische, ob das Teil vorrätig ist, wann ein Termin frei wird. Antworten, die sich nicht ändern.
- Nach Feierabend läuft gar nichts mehr, obwohl gerade dann für morgen reserviert wird.
Im Betrieb
Standardanfragen laufen, Sie bleiben an der Arbeit.
Der Assistent übernimmt das Wiederkehrende. Was Entscheidung braucht, kommt weiterhin zu Ihnen.
Reservierungen aufnehmen
Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Name und Rückrufnummer werden strukturiert erfasst und landen bei Ihnen, nicht auf einem Band.
Termine und Verfügbarkeit
Werkstatttermin, Abholung, Frage nach dem Bestand: Der Assistent beantwortet, was Sie hinterlegt haben, und nimmt den Rest als Vorgang auf.
Saisonspitzen abfangen
Ob 5 oder 50 Anrufe gleichzeitig ankommen: Niemand hört ein Besetztzeichen, auch nicht am Freitagabend oder vor den Feiertagen.
Was mit dem Rest passiert
Wer jemanden persönlich sprechen will, sagt es, und der Assistent stellt zu den Zeiten durch, die Sie hinterlegt haben. Alles, was er nicht selbst beantworten darf, notiert er als Vorgang. Was er beantworten darf und wo er übergibt, legen wir in der Einrichtung gemeinsam fest, und Sie hören vor dem Go-Live Probe.
Nach Feierabend
Der Tisch für morgen wird heute Abend um elf gebucht.
Reserviert wird, wenn der Gast Zeit hat, nicht wenn Sie ans Telefon können. Ein Betrieb, der dann noch annimmt, bekommt Buchungen, die sonst nirgends ankommen.
- Jeder Anruf wird angenommen, auch abends, am Wochenende und an Ruhetagen.
- Sie entscheiden, wie viel der Assistent übernimmt: nur die Vertretung in der Stoßzeit und nach Feierabend, oder das Telefon ganz. Jederzeit wechselbar.
- Ihre Rufnummer und Ihre Telefonanlage bleiben unverändert. Eingerichtet wird eine Weiterleitung.
Und die Anbindung an Kassen- oder Reservierungssystem?
Standard-Kalender binden alle Systeme aus unserem Portfolio an. Bei Tischreservierungs-, Werkstatt- und Warenwirtschaftssystemen prüfen wir die Schnittstelle im Einzelfall. Wenn keines unserer Systeme Ihres sauber anbindet, sagen wir es Ihnen, bevor Sie einen Euro ausgeben. Der Assistent kann dann trotzdem aufnehmen, die Eintragung bleibt aber bei Ihnen.
Ablauf und Kosten
Drei Schritte, Ausstieg nach jedem.
Beratung und Systemwahl
30 Minuten Erstgespräch zu Anrufaufkommen, Stoßzeiten und vorhandenem Reservierungs- oder Terminsystem, danach eine schriftliche Empfehlung. Ohne Verpflichtung.
Einrichtung bis Go-Live
Gesprächsleitfäden, Antworten auf die wiederkehrenden Fragen, Weiterleitungen, Anbindung an Ihre bestehende Software, KI-Kennzeichnung, AV-Vertrag.
Partnerschaft im Betrieb
Monatliches Qualitäts-Monitoring, Report, kleine Anpassungen inklusive, neue Systemfunktionen bringen wir aktiv zu Ihnen.
Dazu kommt das Abo des Systemanbieters, das Sie direkt dort zahlen. Je nach System und Anrufaufkommen liegt es meist zwischen 40 und 130 Euro im Monat. Betreuung: 12 Monate Laufzeit, danach monatlich kündbar.
Fragen aus Handel und Gastronomie
Was uns Wirte, Händler und Werkstätten fragen.
Trägt er die Reservierung direkt in unseren Tischplan ein?
Wenn Ihr System eine Schnittstelle hat und das gewählte Assistenzsystem sie bedient, ja. Sonst nimmt er die Reservierung strukturiert auf und Sie tragen ein. Welche Variante bei Ihnen möglich ist, klären wir in der Analyse, bevor Sie sich für ein System entscheiden.
Was ist mit Sonderwünschen, etwa zu Unverträglichkeiten?
Der Assistent gibt weiter, was der Gast sagt, und ergänzt nichts von sich aus. Weil solche Angaben besonders schützenswert sein können, konfigurieren wir datensparsam: Was gespeichert wird und was nur weitergereicht, legen Sie fest. Im Zweifel notiert er den Wunsch als Vorgang für Sie, statt ihn abzulegen.
Was passiert, wenn zwanzig Leute gleichzeitig anrufen?
Alle werden angenommen. Ob 5 oder 50 Anrufe gleichzeitig eingehen, spielt technisch keine Rolle; niemand hört ein Besetztzeichen. Genau das ist der Unterschied zu einer zusätzlichen Kraft am Telefon, die auch nur ein Gespräch gleichzeitig führen kann.
Autohaus: Kann er Werkstatttermine vergeben?
Termin- und Verfügbarkeitsanfragen gehören zu dem, was er übernimmt. Wie weit er dabei gehen darf, ob er einen Termin fest vergibt oder nur den Wunsch aufnimmt, entscheiden Sie in der Einrichtung. Bei Werkstattterminen hängt viel an Ihrer Auslastungsplanung, deshalb ist der vorsichtige Weg oft der bessere.
Was, wenn ein Gast lieber einen Menschen sprechen will?
Dann sagt er das, und der Assistent stellt zu den Zeiten durch, die Sie hinterlegt haben. Außerhalb dieser Zeiten nimmt er das Anliegen auf und Sie rufen zurück. Dass es sich um eine KI handelt, sagt er ohnehin zu Gesprächsbeginn; das schreibt der EU AI Act vor.
Reden wir über Ihren Betrieb.
30 Minuten, kostenlos, ohne Verpflichtung. Danach wissen Sie, welche Anfragen der Assistent bei Ihnen übernehmen kann, ob sich Ihr Reservierungs- oder Terminsystem anbinden lässt und ob sich die Rechnung trägt.
Oder rufen Sie an: 08158 9976717. Dort hebt zuerst unsere KI ab. Das Gespräch wird als Text mitgeschrieben, Ihre Stimme wird nicht aufgezeichnet.
Weiter lesen