Hotels · Pensionen · Campingplätze
Samstag, 22 Uhr, der Gast steht noch an der Raststätte.
Er ruft an, weil er heute noch ein Zimmer oder einen Stellplatz braucht. Bei Ihnen geht niemand ran. Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anfrage auf, beantwortet die Fragen zu Anreise und Frühstück und gibt Ihnen den Vorgang weiter.
KI-generiert, keine realen Personen oder Kunden.
Der Alltag
Das Telefon klingelt genau dann, wenn der Tresen voll ist.
In der Hotellerie fällt der Anruf fast immer in einen Moment, in dem jemand vor Ihnen steht. Beim Check-in, beim Frühstück, an der Schranke. Der Gast im Haus hat Vorrang, und das ist auch richtig so.
- Die Buchungsanfrage kommt am Samstagabend um 22 Uhr. Niemand geht ran, das Zimmer bleibt leer, der Gast bucht anderswo.
- Zur Anreisezeit ballt sich alles: Wegbeschreibung, späte Ankunft, Frühstückszeiten, Stellplatzgröße. Immer dieselben Fragen, immer im ungünstigsten Moment.
- In der Saison klingeln mehrere Leitungen gleichzeitig. Wer ein Besetztzeichen hört, ruft beim nächsten Haus an, nicht später noch einmal bei Ihnen.
- Eine zusätzliche Kraft nur für die Rezeption kostet mehrere tausend Euro im Monat und ist trotzdem nicht rund um die Uhr da.
Im Betrieb
Der Anruf, den sonst niemand angenommen hätte.
Der Wert liegt nicht darin, Ihr Team zu ersetzen. Er liegt in den Anrufen, die heute schlicht ins Leere gehen.
Reservierungsanfragen aufnehmen
Zeitraum, Personenzahl, Zimmer- oder Stellplatzwunsch und Kontaktdaten werden strukturiert erfasst und landen bei Ihnen, statt auf einem Band.
Anreisefragen beantworten
Anfahrt, Check-in-Zeiten, Frühstück, Stellplätze. Fragen, deren Antwort sich nicht ändert und die trotzdem jeden Tag gestellt werden.
Saisonspitzen abfangen
Ob 5 oder 50 Anrufe gleichzeitig ankommen, spielt keine Rolle. Niemand hört ein Besetztzeichen, auch nicht am Anreisesamstag.
Was er nicht tut, und warum das gut so ist
Der Assistent erfindet nichts. Er wiederholt nur, was der Anrufer gesagt hat, und antwortet nur mit dem, was Sie hinterlegt haben. Wo eine Zusage nötig ist, die Sie treffen müssen, notiert er den Wunsch und gibt ihn weiter, statt sie selbst zu geben. Was er beantworten darf und wo er übergibt, legen wir in der Einrichtung mit Ihnen fest.
Nachts und in der Nebensaison
Erreichbarkeit ohne Nachtschicht.
Gäste buchen unterwegs, spät und am Wochenende. Ein Haus, das dann erreichbar ist, gewinnt Buchungen, die sonst beim Nachbarn landen. Der Unterschied ist, dass dafür niemand wach bleiben muss.
- Jeder Anruf wird angenommen, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
- Sie entscheiden, wie viel der Assistent übernimmt: nur die Vertretung, wenn besetzt ist oder niemand am Tresen steht, oder das Telefon ganz. Jederzeit wechselbar.
- Ihre Rufnummer und Ihre Telefonanlage bleiben unverändert. Eingerichtet wird eine Weiterleitung.
- Was wirklich sofort jemanden braucht, wird durchgestellt. Was warten kann, liegt sortiert bereit.
Und die Anbindung an Ihre Buchungssoftware?
Das ist eine der ersten Fragen in unserer Analyse, und sie entscheidet mit über die Systemwahl. Standard-Kalender binden alle Systeme aus unserem Portfolio an. Bei Hotel- und Campingplatzsoftware prüfen wir die Schnittstelle im Einzelfall. Wenn keines unserer Systeme Ihre Software sauber anbindet, sagen wir Ihnen das, bevor Sie einen Euro ausgeben.
Ablauf und Kosten
Drei Schritte, Ausstieg nach jedem.
Beratung und Systemwahl
30 Minuten Erstgespräch zu Anrufaufkommen, Saisonverlauf und vorhandener Software, danach eine schriftliche Empfehlung. Ohne Verpflichtung.
Einrichtung bis Go-Live
Gesprächsleitfäden, Antworten auf die wiederkehrenden Gastfragen, Weiterleitungen, Anbindung an Ihre bestehende Software, KI-Kennzeichnung, AV-Vertrag.
Partnerschaft im Betrieb
Monatliches Qualitäts-Monitoring, Report, kleine Anpassungen inklusive, neue Systemfunktionen bringen wir aktiv zu Ihnen.
Dazu kommt das Abo des Systemanbieters, das Sie direkt dort zahlen. Je nach System und Anrufaufkommen liegt es meist zwischen 40 und 130 Euro im Monat. Betreuung: 12 Monate Laufzeit, danach monatlich kündbar.
Ob sich das trägt, entscheidet eine Zahl, die Sie kennen und wir nicht: wie viele Übernachtungen im Jahr an einem unbeantworteten Anruf hängen. Auf der Startseite können Sie es kurz überschlagen.
Fragen aus der Hotellerie
Was uns Gastgeberinnen und Gastgeber fragen.
Merken Gäste, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, der Assistent weist zu Gesprächsbeginn darauf hin. Das schreibt der EU AI Act vor. In der Gastlichkeit ist das kein Nachteil: Ein Gast, der nachts um halb elf eine klare Auskunft bekommt, erinnert sich daran besser als an ein Freizeichen.
Kann er Preise nennen und Zimmer fest zusagen?
Er nennt, was Sie hinterlegt haben. Eine feste Zusage ohne Blick in Ihre Belegung ist genau das, was Sie nicht wollen, deshalb ist der übliche Weg: Anfrage strukturiert aufnehmen, Rückmeldung durch Sie. Wie weit der Assistent gehen darf, entscheiden Sie in der Einrichtung, und wir hören vor dem Go-Live gemeinsam Probe.
Was ist mit Gästen, die kein Deutsch sprechen?
Mehrsprachigkeit ist bei den meisten Systemen möglich, aber sie ist nicht bei allen gleich gut und nicht bei allen im Grundpreis enthalten. Wenn internationale Gäste bei Ihnen eine Rolle spielen, sagen Sie es im Erstgespräch: Dann ist das ein Auswahlkriterium und fließt in die Empfehlung ein.
Wir haben Saison und Nebensaison. Zahle ich ganzjährig?
Unsere Betreuung läuft mit 12 Monaten Laufzeit, danach monatlich kündbar. Das Abo des Systemanbieters zahlen Sie direkt dort, und dessen Konditionen unterscheiden sich: Manche rechnen nach Anrufaufkommen ab, manche pauschal. Wenn Ihr Betrieb stark saisonal ist, gehört das ins Erstgespräch, weil es die Systemwahl beeinflusst.
Muss ich meine Telefonanlage wechseln?
Nein. Ihre Nummer bleibt, Ihre Anlage bleibt. Wir richten eine Weiterleitung ein, zum Beispiel nur bei besetzt oder außerhalb der Rezeptionszeiten.
Reden wir über Ihr Haus.
30 Minuten, kostenlos, ohne Verpflichtung. Danach wissen Sie, welche Gastfragen der Assistent bei Ihnen übernehmen kann, welches System dazu passt und ob sich die Rechnung für Sie trägt.
Oder rufen Sie an: 08158 9976717. Dort hebt zuerst unsere KI ab. Das Gespräch wird als Text mitgeschrieben, Ihre Stimme wird nicht aufgezeichnet.
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