Physiotherapie · Osteopathie · Heilberufe
Die Liege bleibt leer, weil niemand ans Telefon konnte.
Ein KI-Telefonassistent nimmt Absagen sofort an und besetzt frei gewordene Termine nach, während Sie am Patienten bleiben. Wir beraten anbieterunabhängig, richten ein und betreuen laufend.
KI-generiert, keine realen Personen oder Kunden.
Der Alltag
Zwei Hände, ein Patient, ein klingelndes Telefon.
In der Behandlung können Sie nicht abheben. Danach steht der nächste Termin an. Der Anruf, der zwischendurch kam, war eine Absage für morgen früh, und niemand hat sie entgegengenommen.
- 15 Prozent der Termine werden kurzfristig abgesagt. Ohne schnelle Nachbesetzung bleibt die Liege leer, und das wirkt direkt auf den Umsatz.
- Wer auf dem Anrufbeantworter landet, spricht oft nicht drauf, sondern ruft in der nächsten Praxis an. Sie erfahren nie, dass er angerufen hat.
- Rückrufe stapeln sich auf den Feierabend, statt in der Zeit erledigt zu sein, in der sie angefallen sind.
Im Betrieb
Was der Assistent in der Praxis übernimmt.
Vier Aufgaben, die heute an Ihnen oder am Empfang hängen.
Absagen annehmen
Der Anrufer wird angenommen, statt auf den Anrufbeantworter zu laufen. Die Absage ist damit sofort bekannt, nicht erst am Abend.
Termine nachbesetzen
Frei gewordene Termine werden aktiv nachgeboten, damit die Lücke im Kalender nicht stehen bleibt.
Wiederkehrende Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Anfahrt, Rezepte. Fragen, die jeden Tag kommen und jeden Tag dieselbe Antwort haben.
Was mit Ihrer Rufnummer und Ihrer Anlage passiert
Nichts. Ihre Rufnummer bleibt, Ihre Telefonanlage bleibt. Eingerichtet wird eine Weiterleitung, zum Beispiel nur bei besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten. Sie entscheiden, wie viel der Assistent übernimmt: nur die Vertretung, oder das Telefon ganz, mit Durchstellen bei Wichtigem.
Gesundheitsdaten
Für Praxen gelten schärfere Regeln. Danach wählen wir aus.
Was ein Patient am Telefon sagt, kann ein Gesundheitsdatum sein. Deshalb ist die Systemauswahl für eine Praxis eine andere als für einen Handwerksbetrieb.
- Anbieter mit Hosting in Deutschland oder der EU und ISO-27001-Zertifizierung.
- Auftragsverarbeitungsvertrag zu jeder Einrichtung, ohne Aufpreis und ohne Nachfrage. Er regelt verbindlich, dass Daten nur nach Ihren Weisungen verarbeitet werden.
- Datensparsame Konfiguration: so viel wie nötig für Ihre Arbeit, so wenig wie möglich.
- Keine Aufzeichnung ohne Einwilligung. Gesprächsmitschnitte gibt es nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
- KI-Kennzeichnung zu Gesprächsbeginn, wie es der EU AI Act vorschreibt.
- Die technischen Unterlagen zum gewählten System stellen wir Ihnen bereit, damit Sie Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung darauf stützen können.
Was die Datenschutz-Folgenabschätzung damit zu tun hat
Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine schriftliche Risikoprüfung, die die DSGVO für bestimmte Verarbeitungen verlangt. Sie führen sie als verantwortliche Stelle selbst, aber Sie brauchen dafür Angaben zum eingesetzten System: wo verarbeitet wird, wie lange gespeichert wird, welche Sicherheitsmaßnahmen greifen. Genau diese Unterlagen liefern wir mit. Welche Regeln für Ihre Praxis gelten, klären wir im Erstgespräch, verständlich und schriftlich. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Ablauf und Kosten
In drei Schritten, mit Ausstieg nach jedem.
Beratung und Systemwahl
30 Minuten Erstgespräch zu Anrufaufkommen, Praxissoftware und Kalender, danach eine schriftliche Empfehlung. Ohne Verpflichtung.
Einrichtung bis Go-Live
Gesprächsleitfäden, Sonderfälle, Weiterleitungen, Anbindung an Ihre bestehende Software, KI-Kennzeichnung, AV-Vertrag. Sie hören Probe und geben frei.
Partnerschaft im Betrieb
Monatliches Qualitäts-Monitoring, Report, kleine Anpassungen inklusive, neue Systemfunktionen bringen wir aktiv zu Ihnen.
Dazu kommt das Abo des Systemanbieters, das Sie direkt dort zahlen. Je nach System und Anrufaufkommen liegt es meist zwischen 40 und 130 Euro im Monat. Betreuung: 12 Monate Laufzeit, danach monatlich kündbar.
Fragen aus Praxen
Was uns Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber fragen.
Merken Patienten, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent stellt sich zu Gesprächsbeginn transparent vor. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (EU AI Act) und gut so. Die reale Alternative ist nicht der Mensch am Empfang, sondern die Warteschleife oder der Anrufbeantworter.
Funktioniert das mit meiner Praxissoftware?
Das ist eine der ersten Fragen in unserer Analyse, und sie entscheidet mit über die Systemwahl. Standard-Kalender binden alle Systeme aus unserem Portfolio an. Bei Praxis- und Branchensoftware prüfen wir die Schnittstellen im Einzelfall. Wenn keines unserer Systeme Ihre Software sauber anbindet, sagen wir Ihnen das ehrlich, bevor Sie einen Euro ausgeben.
Muss der Assistent alle Anrufe übernehmen?
Nein, Sie entscheiden. Viele Praxen starten mit der Vertretung: Der Assistent übernimmt nur, wenn besetzt ist, niemand abhebt oder außerhalb der Sprechzeiten angerufen wird. Andere geben das Telefon komplett ab und lassen sich nur Wichtiges durchstellen. Beides geht, und Sie können jederzeit wechseln.
Muss ich meine Praxisnummer wechseln?
Nein. Ihre Nummer bleibt, wir richten eine Weiterleitung ein, zum Beispiel nur bei besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Welches System empfehlt ihr für eine Praxis?
Das hängt von Ihrer Praxis ab: Anrufvolumen, Software, Datenschutz-Anforderungen, Budget. Deshalb steht hier kein Name, sondern am Anfang ein Gespräch. Grundlage ist unser laufend gepflegter Vergleich von 33 Anbietern im deutschsprachigen Raum. Alle Systeme in unserem Portfolio hosten in Deutschland oder der EU und liefern einen AV-Vertrag.
Reden wir über Ihre Praxis.
30 Minuten, kostenlos, ohne Verpflichtung. Danach wissen Sie, ob sich ein Telefonassistent für Sie rechnet und welches System zu Ihnen passt.
Oder rufen Sie an: 08158 9976717. Dort hebt zuerst unsere KI ab. Das Gespräch wird als Text mitgeschrieben, Ihre Stimme wird nicht aufgezeichnet.
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