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Sie sitzen im Termin. Der Anrufer wartet nicht.
Ein KI-Telefonassistent nimmt an und klärt zuerst das Wichtigste: worum es geht, wie dringend es ist und wer anruft. Was Sie erreicht, ist ein sortierter Vorgang statt eines Rückrufstapels.
KI-generiert, keine realen Personen oder Kunden.
Der Alltag
Der teuerste Anruf ist der, von dem Sie nie erfahren.
In beratenden Berufen entscheidet sich beim ersten Kontakt, ob aus einem Anrufer ein Mandat, ein Auftrag oder ein Objekt wird. Nur fällt dieser erste Kontakt fast immer in einen Termin.
- Der Interessent landet auf dem Anrufbeantworter und spricht nicht drauf. Sie erfahren nie, dass er angerufen hat.
- In der Hausverwaltung klingelt es am Montagmorgen im Dutzend: Schadensmeldung, Heizungsausfall, Frage zur Abrechnung. Alles gleichzeitig, alles unsortiert.
- Wer im Termin ist, kann nicht abheben, und wer abhebt, ist nicht im Termin. Beides kostet.
- Rückrufe bedeuten, dass jedes Anliegen zweimal erzählt wird: einmal auf Band, einmal Ihnen.
Im Betrieb
Qualifiziert, bevor es bei Ihnen ankommt.
Der Nutzen liegt nicht im Annehmen allein, sondern darin, dass der Vorgang schon geordnet ist, wenn Sie ihn sehen.
Anliegen einordnen
Worum es geht, wie dringend es ist und wer anruft, wird strukturiert erfasst. Sie sehen den Vorgang, nicht eine Sprachnachricht.
Dringendes weiterreichen
Ein Wasserschaden oder ein Heizungsausfall gehört nicht in den Rückrufstapel. Welche Fälle sofort durchgestellt werden, legen Sie fest.
Interessenten halten
Wer aufgenommen und zurückgerufen wird, wandert nicht weiter. Der Assistent nimmt Anliegen und Erreichbarkeit auf, auch nach Feierabend.
Wo die Grenze verläuft
Der Assistent nimmt auf und ordnet ein. Er gibt keine fachliche Auskunft, weder rechtlich noch steuerlich, und trifft keine Entscheidung über den Anrufer. Er wiederholt nur, was gesagt wurde, und erfindet nichts dazu. Wo eine Einschätzung nötig ist, ist der Vorgang bei Ihnen, bevor der Anrufer eine Antwort bekommt.
Verschwiegenheit
Für Kanzleien gelten schärfere Regeln. Danach wählen wir aus.
Wo Mandatsgeheimnis und besonders schützenswerte Angaben im Spiel sind, ist die Systemauswahl eine andere als bei einem Betrieb ohne diese Bindung. Das ist kein Zusatz, sondern das Auswahlkriterium.
- In die engere Wahl kommen nur Anbieter, die in Deutschland oder der EU hosten und nach ISO 27001 zertifiziert sind. Alles andere fällt für Ihre Betriebsart vorher raus.
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor der Einrichtung vor, nicht danach. Er bindet den Anbieter an Ihre Weisungen und gehört ohne Aufpreis dazu.
- Erfasst wird nur, was die Weiterleitung wirklich braucht: Anliegen, Dringlichkeit, Rückrufweg. Was ein Anrufer darüber hinaus erzählt, muss nicht gespeichert werden.
- Mitgeschnitten wird nichts, solange niemand ausdrücklich einwilligt. Das gilt auch für die Erprobungsphase.
- Dass am anderen Ende eine KI antwortet, sagt der Assistent im ersten Satz. So verlangt es der EU AI Act, und in vertraulichen Zusammenhängen ist es ohnehin das Mindeste.
- Zum ausgewählten System bekommen Sie die technischen Unterlagen, auf die sich Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung stützen kann: wo verarbeitet wird, wie lange gespeichert, welche Maßnahmen greifen.
Was wir dabei nicht leisten
Wir wählen das System aus, richten es datensparsam ein und legen Ihnen die Unterlagen vor, die Sie für Ihre eigene Prüfung brauchen. Ob und unter welchen Bedingungen der Einsatz mit Ihren berufsrechtlichen Pflichten vereinbar ist, entscheiden Sie, gegebenenfalls mit Ihrer Kammer. Wir klären im Erstgespräch verständlich und schriftlich, was das System tut und wo die Daten liegen. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Ablauf und Kosten
Drei Schritte, Ausstieg nach jedem.
Beratung und Systemwahl
30 Minuten Erstgespräch zu Anrufaufkommen, Anforderungen an Vertraulichkeit und vorhandener Software, danach eine schriftliche Empfehlung. Ohne Verpflichtung.
Einrichtung bis Go-Live
Gesprächsleitfäden, Sortierregeln, Weiterleitungen, Anbindung an Ihre bestehende Software, KI-Kennzeichnung, AV-Vertrag. Sie hören Probe und geben frei.
Partnerschaft im Betrieb
Monatliches Qualitäts-Monitoring, Report, kleine Anpassungen inklusive, neue Systemfunktionen bringen wir aktiv zu Ihnen.
Dazu kommt das Abo des Systemanbieters, das Sie direkt dort zahlen. Je nach System und Anrufaufkommen liegt es meist zwischen 40 und 130 Euro im Monat. Betreuung: 12 Monate Laufzeit, danach monatlich kündbar.
Fragen aus Kanzleien und Verwaltungen
Was uns Kanzleien, Verwaltungen und Makler fragen.
Darf der Assistent fachlich antworten?
Nein, und das ist Absicht. Er nimmt auf, ordnet ein und reicht weiter. Rechtliche und steuerliche Auskünfte bleiben bei Ihnen. Ein Assistent, der solche Fragen selbst beantwortet, wäre für eine Kanzlei ein Risiko und kein Gewinn.
Wie passt das zur Verschwiegenheitspflicht?
Wir wählen für diese Betriebe Anbieter mit Hosting in Deutschland oder der EU und ISO-27001-Zertifizierung, schließen den Auftragsverarbeitungsvertrag mit ab, konfigurieren datensparsam und stellen Ihnen die technischen Unterlagen zum System bereit. Die berufsrechtliche Bewertung selbst treffen Sie, gegebenenfalls mit Ihrer Kammer. Wir liefern die Grundlage dafür, verständlich und schriftlich.
Hausverwaltung: Was passiert bei einem Heizungsausfall am Sonntag?
Was Sie festgelegt haben. Welche Meldungen als dringend gelten und an wen sie gehen, hinterlegen wir in der Einrichtung. Üblich ist: Schadensmeldung wird strukturiert aufgenommen, Dringendes sofort an die Bereitschaft weitergereicht, alles andere liegt am Montag sortiert vor.
Merken Mandanten und Eigentümer, dass eine KI antwortet?
Ja, der Assistent weist zu Gesprächsbeginn darauf hin. Das schreibt der EU AI Act vor. Wer persönlich sprechen möchte, sagt es, und der Assistent stellt zu den hinterlegten Zeiten durch.
Funktioniert das mit unserer Kanzlei- oder Verwaltungssoftware?
Standard-Kalender binden alle Systeme aus unserem Portfolio an. Bei Fach- und Verwaltungssoftware prüfen wir die Schnittstelle im Einzelfall, und wenn keines unserer Systeme sie sauber anbindet, sagen wir Ihnen das, bevor Sie einen Euro ausgeben.
Reden wir über Ihre Kanzlei oder Verwaltung.
30 Minuten, kostenlos, ohne Verpflichtung. Danach wissen Sie, welche Anliegen der Assistent bei Ihnen vorsortieren kann, welches System die Anforderungen an Vertraulichkeit erfüllt und ob sich die Rechnung trägt.
Oder rufen Sie an: 08158 9976717. Dort hebt zuerst unsere KI ab. Das Gespräch wird als Text mitgeschrieben, Ihre Stimme wird nicht aufgezeichnet.
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